Biuletyn Informacji Publicznej Centrum Nauki Kopernik

Zapytanie ofertowe nr 16/2019/EDU na kompleksową obsługę krajowych finałów konkursu CanSat 2019 wraz z zapewnieniem startu rakiety sondującej

I. ZAMAWIAJĄCY

Centrum Nauki Kopernik
ul. Wybrzeże Kościuszkowskie 20, 00-390 Warszawa
NIP: 701-002-51-69, REGON: 140603313
 

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1.   Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa wydarzenia - Krajowych finałów konkursu CanSat - organizowanego przez Centrum Nauki Kopernik (CNK) w dniach 26-29 marca 2020 r. na terenie poligonu Nowa Dęba i Aeroklubu Stalowowolskiego (lub miejscu ustalonym z CNK w trybie roboczym).
Zamówienie realizowane przez Europejskie Biuro Edukacji Kosmicznej ESERO-Polska w ramach konkursu CanSat 2020.

2.   Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

W ramach organizacji wydarzenia, usługodawca zobowiązany jest:

- wynająć aeroklub bądź analogiczną lokację na czas trwania wydarzenia. Warunkiem koniecznym dla wybranej lokacji jest możliwość lotu drona na wysokość minimum 300 m.

- obsłużyć komunikację między OSPWL Dęba oraz Centrum Nauki Kopernik w kwestii udostępnienia poligonu na potrzeby konkursu

- zapewnić ubezpieczenie NNW dla wszystkich osób obecnych na terenie poligonu

- zapewnić nocleg wraz ze śniadaniem w terminie 26-29 marca 2020 r. dla maksymalnie 50 (pięćdziesięciu) uczestników finałów konkursu CanSat 2020 oraz stworzyć warunki (i pośredniczyć w procesie) do samodzielnego kupna tychże noclegów przez nadmiarowych uczestników (w liczbie nieprzekraczającej 20)

- obsłużyć komunikację z uczestnikami Konkursu, w szczególności w zakresie organizacji miejsc noclegowych dla uczestników Konkursu i ich opiekunów podczas finałów Konkursu oraz dojazdu na te wydarzenia.

- zapewnić transport dla 75 osób oraz materiałów pomiędzy aeroklubem (bądź wybraną inną lokacją), poligonem i hotelem uczestników oraz na terenie wyżej wymienionych lokacji (w promieniu 50 km od aeroklubu)

- zapewnić wyżywienie (obiad) oraz podstawowy serwis kawowy dla 75 osób (50 uczestników, 20 organizatorów i 5 gości) w trakcie całego wydarzenia oraz stworzyć warunki (i pośredniczyć w procesie) do samodzielnego kupna tychże obiadów przez nadmiarowych uczestników (w liczbie nieprzekraczającej 20)

- zapewnić podstawowe wyposażenie poligonu dla 50 osób w postaci odpowiedniej ilości namiotów, stołów i krzeseł

- zapewnić kompletną usługę startu rakiety, składającą się z następujących elementów:

• zapewnienia rakiety oraz jej sprawności do lotu (włączając w to materiał pędny) na wysokość 1-3 km nad poziom terenu, z uwzględnieniem wymogu wyniesienia co najmniej dziesięciu minisatelitów Cansat podczas jednego lotu
• integracja ładunku użytecznego (umieszczenie Cansatów w zasobnikach)
• przeprowadzenia startu rakiety na poligonie w Nowej Dębie 28 marca 2020 r.

- zapewnić dostateczną ilość osób do organizacji wydarzenia

- zadbać o profesjonalne przygotowanie wydarzenia, z punktu widzenia prawnego i marketingowego

- zapewnić dodatkowe wyposażenie obu lokacji potrzebne do realizacji konkursu opartego o wysokie technologie, z uwzględnieniem potrzeb zespołów Cansat

- rozliczyć koszty przejazdu 50 uczestników finałów do kwoty 150 zł za osobę

3.   Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

4.   Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom.

5.   Zamawiający informuje o konieczności przetwarzania danych osobowych przez Wykonawcę, na potrzeby obsługi wydarzenia.

III. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Oferent powinien złożyć ofertę poprzez wypełnienie formularza znajdującego się w załączniku oraz przesłanie załącznika-/ów wspomnianych w pkt. V.2, V.3 i V.4, czyli specyfikację techniczną oraz uwiarygodnienie doświadczeń oferenta w organizacji wydarzeń, a także kosztorys i planowany harmonogram działań..

Formularz

IV. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1.    Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: aleksander.jasiak@kopernik.org.pl do 31.12.2019 do godz. 23:59

2.    Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane

3.    Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4.    W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

5.    Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: bip.kopernik.org.pl

 

V. OCENA OFERT

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

1 – Cena: 30%

Oferty będą badane według poniższego wzoru:

liczba punktów zdobytych w kryterium cena = (najniższa cena netto z ocenianych ofert / cena netto badanej oferty)  x 30 ptk

2 - Doświadczenie oferenta w zakresie organizacji wydarzeń o podobnym profilu, ze szczególnym wskazaniem na konkursy edukacyjne, wydarzenia o tematyce astronautycznej i wydarzenia realizowane w przestrzeni poligonowej: 20%

Ocena doświadczenia oferenta w zakresie opisanym w pkt 2. dokonana będzie przez pracowników biura ESERO na podstawie załącznika/-ów do oferty opisujących: zakres usług świadczonych przez oferenta oraz doświadczenie w zakresie organizacji wydarzeń z partnerami o profilu wojskowym, aeronautycznym, astronautycznym i edukacyjnym.

3 - Specyfikacja techniczna: 30%

Specyfikacja techniczna systemu wystrzału rakiety zapewniająca uczestnikom konkursu CanSat bezpieczeństwo oraz uzyskanie optymalnej jakości pomiarów. Ocena warunków technicznych systemu wystrzału rakiety i samej rakiety dokonana będzie przez pracowników biura ESERO na podstawie załącznika/-ów do oferty (w tym szczegółowego opisu zdarzeń podczas lotu i opisu sposobu uruchamiania silnika), opisujących zgodność z regulaminem konkursu Cansat

4 – Kosztorys i harmonogram prac organizacyjnych: 20%

Ocena przybliżonego kosztorysu oraz planu organizacji wydarzenia, przedstawionego przez oferenta, zostanie dokonana przez pracowników biura ESERO na podstawie załącznika/-ów do oferty zawierających krótki opis przebiegu wydarzenia, proponowane rozwiązania oraz orientacyjny harmonogram działań wyszczególnionych w punkcie II.2.

 

VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów w bezpośredniej korespondencji mailowej

VIII. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowe informacje można otrzymać pod adresem email: aleksander.jasiak@kopernik.org.pl