Biuletyn Informacji Publicznej Centrum Nauki Kopernik

2) Nazwa nadana zamówieniu:

Kompleksowa obsługa podróży, zakwaterowania i ubezpieczenia dla ekspertów Odwróconej Kawiarni Naukowej w Brukseli.

3) Opis przedmiotu zamówienia:

Kompleksowa obsługa podróży, zakwaterowania i ubezpieczenia dla ekspertów organizowanego za granicą wydarzenia wg następujących wytycznych:

Do zadań biura będzie należało:

1.Rezerwacja, wykup i opłacenie biletów na przejazdy lub przeloty na poniższych trasach:

a.Jedna osoba, bilet lotniczy w dwie strony z bagażem rejestrowanym na trasie Wiedeń (Austria) VIE - Bruksela (Belgia) BRU – Wiedeń VIE.

i.Wylot 23 stycznia 2018 rano (przylot do Brukseli najpóźniej na godz. 12:30 czasu lokalnego).

ii.Powrót 24 stycznia 2018 w godzinach porannych.

iii.Transfer z i do lotniska w Brukseli taksówką (miejsce docelowe w centrum miasta)

b.Jedna osoba, bilet kolejowy (przewoźnik Thalys) w dwie strony na trasie Haga (Holandia)-Bruksela (Belgia)- Haga

i.Wyjazd 22 stycznia 2018 w godzinach wskazanych przez osobę w osobnej korespondencji mailowej z Wykonawcą

ii.Powrót 24 stycznia 2018 w godzinach wskazanych przez osobę w osobnej korespondencji mailowej z Wykonawcą

iii.Zakup biletu lub zwrot pieniędzy dla pasażera na podstawie przedstawionych biletów.

iv.Transfer z i do dworca kolejowego w Brukseli taksówką (miejsce docelowe w centrum miasta)

c.Jedna osoba, bilet kolejowy (na trasie Londyn- Bruksela przewoźnik Eurostar) na trasie Guildford (UK)- London St. Pancras - Bruxelles Midi (Belgia)- London St. Pancras- Guildford (UK)

i. Wyjazd 23 stycznia 2018 rano; odjazd z Londynu o godz. 8:54 czasu lokalnego ze stacji London St. Pancras do stacji Bruxelles Midi

ii. Powrót 23 stycznia 2018 o godz. 19:52 czasu lokalnego ze stacji Bruxelles Midi do stacji London St. Pancras i dalej do Guildford.

iii. Zakup biletu lub zwrot pieniędzy dla pasażera na podstawie przedstawionych biletów.
iv. Transfer z i do dworca kolejowego w Brukseli taksówką (miejsce docelowe w centrum miasta)

d.Jedna osoba, bilet kolejowy w dwie strony na trasie Paris (Gare du Nord) (Francja) - Bruksela (Belgia)- Paris (Gare du Nord),

i.Wyjazd 23 stycznia 2018 rano (przyjazd do Brukseli najpóźniej na godz. 12:30 czasu lokalnego).

ii.Powrót 24 stycznia 2018 w godzinach  porannych

iii.Zakup biletu lub zwrot pieniędzy dla pasażera na podstawie przedstawionych biletów.

iv.Transfer z i do dworca kolejowego w Brukseli taksówką (miejsce docelowe w centrum miasta)

e.Jedna osoba: bilet lotniczy lub kolejowy w dwie strony na trasie pomiędzy dowolnym krajem w obszarze Unii Europejskiej, a Brukselą i z powrotem. Przylot obywałby się na lotnisko Bruksela BRU

i.Wyjazd 23 stycznia 2018 rano (przyjazd do Brukseli najpóźniej na godz. 12:30 czasu lokalnego).

ii.Powrót 24 stycznia 2018 w godzinach  porannych

iii.W przypadku zakupu biletu kolejowego: zakup biletu lub zwrot pieniędzy dla pasażera na podstawie przedstawionych biletów.

iv.Transfer z i do dworca kolejowego lub lotniska w Brukseli taksówką (miejsce docelowe w centrum miasta)

2.Vouchery na taksówki na przejazdy dla ekspertów po Brukseli na łączną odległość 50 km dzielone na minimum dziesięć przejazdów (nie dotyczy transferów wymienionych w pkt.1, które liczone są osobno). Przejazdy w obrębie centrum.

3.Zakwaterowanie w Brukseli (Belgia). W tym rezerwacja, wykup i opłacenie miejsc noclegowych:

a.Dla trzech osób w dniach 23-24 stycznia 2018 (1 nocleg/osobę)

b.Każda osoba w osobnym pokoju; z łazienką

c.Standard hotelu: minimum 3 gwiazdki

d.Lokalizacja nie dalej niż 15 minut piechotą (wg. Wyliczeń Google Maps) od następującego adresu: Rue du Vieux Marché aux Grains 5, 1000 Brussels, Belgiume.

Preferowany jest jeden hotel dla wszystkich gości

4.Nawiązanie kontaktu z podróżnymi (ekspertami biorącymi udział w wydarzeniu w Brukseli) w celu przekazania im informacji i ustalenia szczegółów dotyczących podróży i zakwaterowania. Komunikacja będzie się odbywała drogą mailową i jeżeli zajdzie taka potrzeba telefoniczną, w języku angielskim na wskazane wykonawcy adresy mailowe i numery  telefonów.

5.Dokonanie rezerwacji i zakupu biletów na rzecz Zamawiającego wymaga zwrotnego potwierdzenia przez Wykonawcę w formie elektronicznej, wysłanego na adres e-mailowy osoby wyznaczonej przez Zamawiającego.

6.Przesłanie na adres e-mailowy gościa oraz osoby wyznaczonej przez Zamawiającego informacji o odprawie biletowo bagażowej online;

7.Przesłanie na adres e-mailowy gościa oraz osoby wyznaczonej przez Zamawiającego informacji o rezerwacji i opłaceniu pokoju hotelowego;

8.Pośrednictwo w obsłudze ewentualnych reklamacji składanych przez Zamawiającego lub pasażera Zamawiającego do przewoźnika, hotelu, ubezpieczyciela.

9.Dokonywanie płatności za bilety, noclegi, ubezpieczenie, vouchery taxi/transfer ze środków własnych Wykonawcy, do czasu wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT,  po wykonaniu usługi z terminem płatności minimum 14 dni od daty wystawienia faktury.

10.Opłacenie ubezpieczenia NNW, pomocy medycznej oraz zagubienia lub zniszczenia bagażu dla wskazanych pięciuosób (ekspertów organizowanego za granicą wydarzenia) na łączną kwotę gwarantowaną minimum 200 tys. euro/osobę

4) Termin wykonania:

18.12.2017-24.01.2018

5) Kryteria udziału:

     5.1)Wiedza i doświadczenie (referencje):

Doświadczenie w realizacji tego typu zamówienia dla co najmniej trzech podmiotów. Poświadczone referencjami

     5.2)Uprawnienia do wykonywania określonej

     działalności lub czynności:

Posiadanie przez Wykonawcę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. Poświadczone skanem polisy

     5.3)Odpowiedni potencjał techniczny:

     5.4)Dysponowanie osobami zdolnymi do

     wykonania zamówienia:

Osoby obsługujące rezerwacje i kontakt ze wskazanymi ekspertami ze znajomością języka angielskiego na poziomie co najmniej B1.

     5.5) Sytuacja ekonomicznej i finansowania

Zdolność do dokonywania płatności za bilety, noclegi, ubezpieczenie, vouchery taxi/transfer ze środków własnych Wykonawcy, do czasu wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT, po wykonaniu usługi z terminem płatności minimum 14 dni od daty wystawienia faktury.

6)Miejsce i forma składania ofert:

W siedzibie w godzinach pracy CNK  lub

e-mail: blazej.dawidson@kopernik.org.pl

7)Termin składania ofert:

Do dnia 5 grudnia 2017 r. do godz.: 15:00

8)Osoba do kontaktu ze strony zamawiającego:

Błażej Dawidson

blazej.dawidson@kopernik.org.pl

1. Centrum Nauki Kopernik w przypadku zaakceptowania zakupu przez kierownika jednostki i zagwarantowania finansowania realizacji zamówienia, spośród prawidłowo  zgłoszonych kandydatur wybierze podmiot, któremu powierzy realizację zamówienia.
2. Centrum Nauki Kopernik zastrzega sobie prawo kontaktu jedynie z wybranymi podmiotami.
3. Niniejsze ogłoszenie nie stanowi oferty w rozumieniu kodeksu cywilnego i nie może stanowić podstawy do wysuwania roszczeń względem Centrum Nauki Kopernik
4. Centrum Nauki Kopernik nie ponosi kosztów sporządzenia oferty.